Cyflwyniad 

Er mwyn ymgymryd â’i fusnes, gwasanaethau a dyletswyddau, mae Cyngor Tref Frenhinol Caernarfon yn prosesu data o wahanol fathau sy’n ymwneud â’i weithrediadau ei hun a rhai data y mae’n eu trin ar ran partneriaid. Yn gyffredinol, gellir dosbarthu’r data hyn fel a ganlyn: 

• Data sy’n cael eu rhannu’n gyhoeddus am y gwasanaethau y mae’n eu cynnig, ei ddulliau gweithredu a gwybodaeth arall y mae’n ofynnol iddo drefnu iddi fod ar gael i’r cyhoedd. 
• Gwybodaeth a data cyfrinachol nad ydynt ar gael i’r cyhoedd eto fel syniadau neu bolisïau sy’n cael eu datblygu. 
• Gwybodaeth am sefydliadau eraill sy’n gyfrinachol oherwydd sensitifrwydd masnachol. 
• Data personol sy’n ymwneud â’i gyflogeion presennol, blaenorol a dichonol, Cynghorwyr, a gwirfoddolwyr.  
• Data personol am unigolion sy’n cysylltu ag ef i gael gwybodaeth, i ddefnyddio ei wasanaethau neu gyfleusterau neu i wneud cwyn. 

Bydd Cyngor Tref Frenhinol Caernarfon yn mabwysiadu gweithdrefnau ac yn rheoli’n gyfrifol yr holl ddata y mae’n eu trin a bydd yn parchu cyfrinachedd ei ddata ei hun a data sy’n eiddo i sefydliadau y mae’n gweithio mewn partneriaeth â nhw ac i aelodau o’r cyhoedd. Mewn rhai achosion, bydd ganddo rwymedigaethau contractiol yng nghyswllt data cyfrinachol yn ogystal â chyfrifoldebau cyfreithiol penodol am wybodaeth bersonol a sensitif o dan ddeddfwriaeth diogelu data.   

Mae’r Polisi hwn yn gysylltiedig â’n Hysbysiad Preifatrwydd a Pholisi TGCh a fydd yn sicrhau lle canolog i ystyriaethau o ran gwybodaeth yn ethos y sefydliad.  

Bydd y Cyngor Tref yn adolygu ac yn diwygio’r polisi hwn o bryd i’w gilydd yng ngoleuni profiad, sylwadau gan wrthrychau data a chanllawiau gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. 

Bydd y Cyngor mor dryloyw â phosibl ynghylch ei weithrediadau a bydd yn cydweithio’n agos â sefydliadau cyhoeddus, cymunedol a gwirfoddol. Felly, yn achos yr holl wybodaeth nad yw’n bersonol nac yn gyfrinachol, bydd yn barod i drefnu iddi fod ar gael i bartneriaid ac aelodau o gymunedau’r Dref. Mae manylion am y wybodaeth sydd ar gael fel arfer wedi’u cynnwys yng Nghynllun Cyhoeddi’r Cyngor sydd wedi’i seilio ar y cynllun cyhoeddi enghreifftiol statudol i gynghorau lleol.   

Diogelu Gwybodaeth Gyfrinachol neu Sensitif 

Mae Cyngor Tref Frenhinol Caernarfon yn cydnabod y bydd yn rhaid iddo ar brydiau gadw a phrosesu gwybodaeth sensitif a phersonol am ei gyflogeion ac am y cyhoedd. Felly mae wedi mabwysiadu’r polisi hwn nid yn unig i gyflawni ei rwymedigaethau cyfreithiol ond hefyd i sicrhau safonau uchel.    

Bydd y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a ddaeth i rym ar 25 Mai 2018, fel Deddf Diogelu Data  1998 o’i flaen, yn ceisio cadw cydbwysedd rhwng hawliau unigolion a buddiannau’r rheini fel y Cyngor Tref sydd weithiau’n cystadlu â’r hawliau hynny, sydd â rhesymau dilys dros ddefnyddio gwybodaeth bersonol. 

Mae’r polisi wedi’i seilio ar y rhagdybiaeth bod rhaid i Ddata Personol gael:   

• Eu prosesu’n deg, yn gyfreithlon ac mewn ffordd dryloyw mewn perthynas â gwrthrych y data.  
• Eu casglu at ddibenion penodedig, clir a dilys a pheidio â chael eu prosesu ymhellach mewn ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.  
• Bod yn ddigonol, yn berthnasol ac yn gyfyngedig i’r hyn sydd ei angen mewn perthynas â’r dibenion y maent yn cael eu prosesu ar eu cyfer.  
• Bod yn gywir, a chael eu diweddaru os oes angen.  
• Eu cadw ar ffurf sy’n caniatáu adnabod gwrthrychau data am y cyfnod sydd ei angen yn unig at y dibenion y mae’r data personol yn cael eu prosesu ar eu cyfer.  
• Eu prosesu mewn ffordd sy’n sicrhau diogelwch priodol i’r data personol yn cynnwys diogelu rhag prosesu sy’n anghyfreithlon neu heb ei awdurdodi a rhag eu colli’n ddamweiniol, eu dinistrio neu eu niweidio, gan ddefnyddio mesurau technegol neu drefniadol priodol. 

 Mae Cyngor Tref Frenhinol Caernarfon yn prosesu data personol er mwyn: 

• cyflawni ei ddyletswyddau fel cyflogwr drwy gydymffurfio â thelerau contractau cyflogaeth, diogelu’r cyflogai a chadw gwybodaeth yn unol â gofynion y gyfraith. 
• gofalu am fuddiannau dilys ei fusnes a chyflawni ei ddyletswyddau fel corff cyhoeddus, drwy fodloni telerau mewn contractau â sefydliadau eraill, a chadw gwybodaeth yn unol â gofynion y gyfraith. 
• monitro ei weithgareddau yn cynnwys cydraddoldeb ac amrywiaeth yn ei weithgareddau 
• cyflawni ei ddyletswyddau wrth gynnal mangre’r busnes yn cynnwys diogelwch 
• cynorthwyo asiantaethau sy’n rheoleiddio ac yn gorfodi’r gyfraith 
• prosesu gwybodaeth yn cynnwys cofnodi a diweddaru manylion am ei Gynghorwyr, cyflogeion, partneriaid a gwirfoddolwyr.  
• prosesu gwybodaeth yn cynnwys cofnodi a diweddaru manylion am unigolion sy’n cysylltu ag ef i gael gwybodaeth, neu i ddefnyddio gwasanaeth, neu i wneud cwyn. 
• cynnal arolygon, cyfrifiadau a holiaduron i gyflawni amcanion a dibenion y Cyngor. 
• cynnal ymchwil, archwilio ac ymgymryd â gwaith gwella ansawdd i gyflawni ei amcanion a’i ddibenion. 
• gweinyddu’r Cyngor. 

Lle bo’n briodol a thrwy gymryd y mesurau diogelwch angenrheidiol, byddwn yn ymgymryd â’r prosesu uchod ar y cyd â chyrff priodol eraill o bryd i’w gilydd. 

Bydd y Cyngor yn sicrhau bod o leiaf un o’r amodau isod wedi’i fodloni er mwyn barnu bod gwybodaeth bersonol wedi’i phrosesu’n deg:  

• Bod yr unigolyn wedi cydsynio i’r prosesu 
• Bod y prosesu’n angenrheidiol i gyflawni contract neu gytundeb â’r unigolyn 
• Bod y prosesu’n angenrheidiol o dan rwymedigaeth gyfreithiol 
• Bod y prosesu’n angenrheidiol i ddiogelu buddiannau hanfodol yr unigolyn 
• Bod y prosesu’n angenrheidiol i gyflawni swyddogaethau cyhoeddus 
• Bod y prosesu’n angenrheidiol er mwyn gofalu am fuddiannau dilys y rheolydd data neu drydydd partïon. 

Rhoddir sylw penodol i brosesu unrhyw wybodaeth bersonol sensitif a bydd y Cyngor Tref yn sicrhau bod o leiaf un o’r amodau isod wedi’i fodloni: 

• Bod yr unigolyn wedi rhoi cydsyniad penodol 
• Bod gofyniad cyfreithiol i brosesu’r data at ddibenion cyflogaeth 
• Ei fod yn angenrheidiol i ddiogelu buddiannau hanfodol yr unigolyn neu berson arall 

Pwy sy’n gyfrifol am ddiogelu data personol yr unigolyn?   

Y Cyngor Tref fel corff corfforaethol sy’n gyfrifol yn y pen draw am sicrhau cydymffurfio â’r 

ddeddfwriaeth ar Ddiogelu Data. Mae’r Cyngor wedi dirprwyo’r cyfrifoldeb hwn o ddydd i ddydd i Glerc y Dref. 

• E‐bost: clercydref@cyngortrefcaernarfon.llyw.cymru 
• Ffôn: 01286 672943 
• Gohebu: Clerc y Dref, Adeilad yr Institiwt, Allt Pafiliwn, Caernarfon LL55 1AS 

Monitro Amrywiaeth 

Mae Cyngor Tref Frenhinol Caernarfon yn monitro amrywiaeth ei gyflogeion, a’i Gynghorwyr, er mwyn sicrhau nad oes gwahaniaethu amhriodol neu anghyfreithlon yn y ffordd y mae’n cynnal ei weithgareddau. Mae’n trin data mewn ffordd debyg mewn perthynas â darpar gyflogeion. Bydd y data hyn yn cael eu trin yn gyfrinachol bob amser.  Dim ond unigolion sydd wedi’u hawdurdodi o fewn y Cyngor fydd yn cael eu gweld ac ni fyddant yn cael eu datgelu i unrhyw gyrff neu unigolion eraill. Ni fydd gwybodaeth am amrywiaeth byth yn cael ei defnyddio fel maen prawf ar gyfer dewis ac ni fydd ar gael i eraill sy’n gysylltiedig â’r broses recriwtio. Bydd data dienw a geir drwy fonitro amrywiaeth yn cael eu defnyddio at ddibenion monitro a gellir eu cyhoeddi a’u trosglwyddo i gyrff eraill.  

Bydd y Cyngor yn rhoi cyfarwyddyd ynghylch data personél ym mhob achos i gyflogeion, cynghorwyr, partneriaid a gwirfoddolwyr drwy Hysbysiad Preifatrwydd ac yn sicrhau bod unigolion y cedwir gwybodaeth bersonol amdanynt yn cael eu hysbysu am eu hawliau ac yn cael gweld y wybodaeth honno’n rhwydd ar ôl gwneud cais. 

Ymgymerir â mesurau technegol a threfniadol priodol rhag prosesu data personol yn anghyfreithlon neu heb awdurdod a rhag colli data personol yn ddamweiniol neu eu dinistrio neu eu difrodi. 

Ni cheir trosglwyddo data personol i wlad neu diriogaeth y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd oni bai fod y wlad neu diriogaeth honno’n sicrhau lefel ddigonol o ddiogelwch i hawliau a rhyddidau gwrthrychau data mewn perthynas â phrosesu data personol.  

Gwybodaeth a ddarperir i ni 

Bydd y wybodaeth a ddarperir (gwybodaeth bersonol fel enw, cyfeiriad, cyfeiriad e‐bost, rhif ffôn) yn cael ei phrosesu a’i storio fel y bydd modd i ni gysylltu, ymateb neu gynnal y trafodiad y mae’r unigolyn wedi gofyn amdano.  Drwy gynnal trafodiad â Chyngor Tref Frenhinol Caernarfon, tybir bod unigolion yn rhoi cydsyniad i ddefnyddio a throsglwyddo’r data personol a ddarparwyd ganddynt yn unol â’r polisi hwn. Er hynny, lle bynnag y bo modd, gofynnir am gydsyniad ysgrifenedig penodol. Cyfrifoldeb yr unigolion hynny yw sicrhau bod y Cyngor Tref yn gallu cadw eu data personol yn gywir a chyfredol. Ni fydd y wybodaeth bersonol yn cael ei rhannu neu ei darparu i unrhyw drydydd parti arall na’i defnyddio at unrhyw ddiben heblaw’r un y darparwyd hi ar ei gyfer. 

Hawl y Cyngor i Brosesu Gwybodaeth  

Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (a Deddf Diogelu Data) Erthygl 6 (1) (a) (b) ac (e) Prosesir y wybodaeth ar ôl cael cydsyniad gan wrthrych y data, neu  Mae’r prosesu’n angenrheidiol i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol. 

Mae’r prosesu’n angenrheidiol er mwyn sicrhau buddiannau dilys y Cyngor. 

Diogelu Gwybodaeth 

Mae’r Cyngor Tref yn gofalu am ddiogelwch data personol. Rydym yn sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei diogelu rhag ei gweld gan rai sydd heb eu hawdurdodi, rhag ei cholli, ei hystumio, ei ffugio, ei dinistrio neu ei datgelu heb awdurdod. Gwneir hyn drwy fesurau technegol priodol a pholisïau priodol.  Byddwn yn cadw’ch data i’w defnyddio at y diben y cawsant eu casglu ar ei gyfer yn unig a dim ond am y cyfnod sydd ei angen: ar ôl hynny, byddant yn cael eu dileu.    

Plant 

Ni fyddwn yn prosesu unrhyw ddata sy’n ymwneud â phlentyn (dan 13 oed) heb gael cydsyniad penodol gan riant/gwarcheidwad y plentyn dan sylw.  

Hawliau Gwrthrych Data 

Yr Hawl i Weld Gwybodaeth: mae hawl gan unigolyn i ofyn am gael gweld y wybodaeth rydym yn ei dal amdano. Gall wneud hyn drwy gysylltu â Chlerc y Dref neu’r Swyddog Diogelu Data.    

Cywiro Gwybodaeth: Os yw’n credu bod y wybodaeth rydym yn ei dal amdano yn anghywir, gall gysylltu â ni fel y gallwn ei diweddaru a chadw eu data yn gywir. Cysylltwch â Chlerc y Dref. 

Dileu Gwybodaeth: Os yw’r unigolyn yn dymuno i’r Cyngor Tref ddileu’r wybodaeth amdano, gall wneud hynny drwy gysylltu â Chlerc y Dref.  

Yr Hawl i Wrthwynebu: Os yw’r unigolyn yn credu nad yw ei ddata yn cael eu prosesu at y diben y cawsant eu casglu ar ei gyfer, gall wrthwynebu drwy gysylltu â Chlerc y Dref neu’r Swyddog Diogelu Data. 

Nid yw’r Cyngor Tref yn gwneud penderfyniadau drwy ddulliau wedi’u hawtomeiddio nac yn proffilio data personol unigolion. 

Cwynion: Os yw’r unigolyn am wneud cwyn ynghylch y ffordd y mae ei ddata personol wedi’u prosesu, gall gwyno i Glerc y Dref, y Swyddog Diogelu Data neu Swyddfa’r Comisiynydd Data casework@ico.org.uk Ffôn: 0303 123 1113. 

Bydd y Cyngor yn rhoi cyfarwyddyd ym mhob achos i gyflogeion ar ddata personél drwy Lawlyfr y Cyflogai. 

Bydd y Cyngor yn sicrhau bod unigolion y cedwir gwybodaeth bersonol amdanynt yn ymwybodol o’u hawliau ac yn cael gweld y wybodaeth honno’n rhwydd ar ôl gwneud cais. 

Trefnu i Wybodaeth Fod Ar Gael 

Mae’r Cyngor yn trefnu i lawer o wybodaeth fod ar gael yn rheolaidd drwy ei

Gynllun Cyhoeddi, heb aros i bobl wneud cais penodol amdani.  Pwrpas y cynllun yw cymell pobl leol i ymddiddori yng ngwaith y Cyngor a’i rôl yn y gymuned.   

Yn unol â’r darpariaethau yn Neddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae’r Cynllun hwn yn pennu’r dosbarthiadau o wybodaeth y mae’r Cyngor yn eu cyhoeddi neu’n bwriadu eu cyhoeddi. Mae Canllaw Gwybodaeth ar ei gyfer sy’n rhoi mwy o fanylion am yr hyn y bydd y Cyngor yn trefnu iddo fod ar gael gyda’r gobaith y bydd hyn yn ei gwneud yn haws i bobl gael gafael arno.  

Rhaid rhoi hysbysiad statudol am gynnal holl gyfarfodydd ffurfiol y Cyngor a’i bwyllgorau ar hysbysfyrddau a’r Wefan a thrwy ei anfon i’r cyfryngau lleol. Mae’r Cyngor yn cyhoeddi rhaglen flynyddol ym mis Mai bob blwyddyn. Mae’r holl gyfarfodydd ffurfiol yn agored i’r cyhoedd a’r wasg ac mae adroddiadau i’r cyfarfodydd hynny a phapurau cefndir perthnasol ar gael i’w gweld gan y cyhoedd. Mae’r Cyngor yn croesawu cyfranogiad gan y cyhoedd ac mae’n cynnwys sesiwn cyfranogi cyhoeddus ym mhob cyfarfod o’r Cyngor a’i bwyllgorau. Mae manylion am hyn yn Rheolau Sefydlog y Cyngor sydd ar gael ar ei Wefan neu yn ei Swyddfeydd. 

Weithiau, gall angen godi i’r Cyngor neu ei bwyllgorau ystyried materion yn breifat. Enghreifftiau o hyn yw materion sy’n ymwneud â manylion personol staff, neu aelod o’r cyhoedd, neu lle mae manylion i’w trafod sy’n sensitif am resymau masnachol neu gontractiol. Er mwyn i hyn ddigwydd, rhaid pasio penderfyniad ffurfiol sy’n cau allan y wasg a’r cyhoedd ac yn datgan y rhesymau am hynny. Mae cofnodion yr holl gyfarfodydd ffurfiol, yn cynnwys y rhannau cyfrinachol ohonynt, yn ddogfennau cyhoeddus. 

Mae’r Rheoliadau ar Weithredu Agored gan Gyrff Llywodraeth Leol 2014 yn ei gwneud yn ofynnol i gofnodion ysgrifenedig gael eu gwneud o benderfyniadau penodol a wneir gan swyddogion o dan bwerau sydd wedi’u dirprwyo. Nid yw’r rhain yn benderfyniadau arferol ar weithredu a gweinyddu fel rhai sy’n ymwneud â rhoi cyfarwyddiadau i’r gweithlu neu dalu anfoneb sydd wedi’i chymeradwyo gan y Cyngor, ond fe fyddent yn cynnwys camau brys a gymerir ar ôl ymgynghori â’r Cadeirydd, fel ymateb i gais cynllunio cyn cynnal cyfarfod o’r Cyngor, hynny yw, penderfyniadau a fyddai wedi’u gwneud gan y Cyngor neu gan bwyllgor pe na byddai’r dirprwyo wedi digwydd. 

Mae Rheoliadau 2014 hefyd yn diwygio Deddf Cyrff Cyhoeddus (Derbyn i Gyfarfodydd) 1960 i ganiatáu i’r cyhoedd neu’r wasg ffilmio, tynnu llun neu wneud recordiad clywedol o gyfarfodydd cynghorau a phwyllgorau sy’n agored i’r cyhoedd fel arfer. Bydd y Cyngor yn hwyluso recordio o’r fath lle bo modd oni bai ei fod yn tarfu ar eraill. Bydd yn cymryd camau hefyd i sicrhau bod plant, pobl agored i niwed ac aelodau o‘r cyhoedd sy’n gwrthwynebu cael eu ffilmio yn cael eu diogelu heb danseilio pwrpas ehangach y cyfarfod. 

Bydd y Cyngor yn falch o wneud trefniadau arbennig ar gais ar gyfer personau nad yw’r Saesneg yn iaith gyntaf iddynt neu’r rheini sydd ag anawsterau o ran y clyw neu’r golwg.  

Gwybodaeth Datgelu 

Bydd y Cyngor yn ymgymryd â gwiriadau yn ôl yr angen o staff ac Aelodau gyda’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd a bydd yn cydymffurfio â’i God Ymddygiad mewn perthynas â storio, trafod, defnyddio, cadw a gwaredu Datgeliadau a Gwybodaeth Datgelu mewn ffordd ddiogel. Bydd yn cynnwys gweithdrefn gweithredu briodol yn ei system integredig ar gyfer rheoli ansawdd.  

Trin Data yn Dryloyw 

Mae’r Cyngor wedi penderfynu gweithredu’n unol â’r Cod Ymarfer a Argymhellir i

Awdurdodau Lleol ar Drin Data yn Dryloyw (Medi 2011). Mae’r cod hwn yn pennu’r prif egwyddorion i awdurdodau lleol ar gyfer gweithredu’n fwy tryloyw drwy gyhoeddi data cyhoeddus a’i amcan yw eu helpu i gyflawni rhwymedigaethau’r fframwaith deddfwriaethol ar gyfer gwybodaeth . 

Ystyr “data cyhoeddus” yw’r data ffeithiol, gwrthrychol sy’n sail i benderfyniadau ar bolisi ac a ddefnyddir i asesu gwasanaethau cyhoeddus, neu’r data sy’n cael eu casglu neu eu cynhyrchu wrth ddarparu gwasanaethau cyhoeddus. 

Felly bydd y Cod yn sail i benderfyniadau’r Cyngor ar ryddhau data cyhoeddus a bydd yn sicrhau ei fod yn cymryd camau i gyrraedd safonau uwch ac ymateb i’r arferion gorau wrth iddynt ddatblygu. 

Egwyddorion y Cod yw: 

Seiliedig ar alw: dylai technolegau newydd a dulliau cyhoeddi data fod yn fodd i hybu tryloywder ac atebolrwydd 

Agored: bydd darparu data cyhoeddus yn elfen hanfodol yn null y Cyngor o ymgysylltu â phreswylwyr fel y bydd yn hyrwyddo atebolrwydd iddynt. 

Amserol: cyhoeddir data cyn gynted â phosibl ar ôl eu cynhyrchu. 

Mae’r Llywodraeth hefyd wedi cyhoeddi Cod Ymarfer a Argymhellir ychwanegol ar Drin Data yn Dryloyw, ac mae cynghorau plwyf sydd â throsiant (incwm gros neu wariant gros) nad yw’n fwy na £25,000 y flwyddyn yn gorfod cydymffurfio ag ef. Bydd y cynghorau hyn wedi’i hesemptio rhag y gofyniad i gael archwiliad allanol o Ebrill 2017.  Mae trosiant Cyngor Tref Frenhinol Caernarfon yn fwy na hyn ond, er hynny, bydd yn sicrhau bod y wybodaeth ganlynol wedi’i chyhoeddi ar ei Wefan er mwyn gallu cael gafael arni’n rhwydd: 

• Yr holl drafodiadau o fwy na £100. 
• Cyfrifon diwedd blwyddyn 
• Datganiadau Llywodraethu Blynyddol 
• Adroddiadau Archwilio Mewnol 
• Rhestr o gyfrifoldebau Cynghorwyr neu Aelodau 
• Manylion asedau ar ffurf tir ac adeiladau cyhoeddus 
• Cofnodion drafft o gyfarfodydd y Cyngor a’i bwyllgorau o fewn un mis 
• Agendâu a phapurau cysylltiedig dim hwyrach na thri diwrnod clir cyn y cyfarfod. 

Mabwysiadwyd gan Gyngor Tref Frenhinol Caernarfon 

Dyddiad Adolygu: 20/04/2021